04 Apr FAMA: Gestión de activos y servicios en la Universidad Complutense de Madrid

Espacio UCM, la plataforma de gestión integral de FAMA para la Universidad Complutense de Madrid (UCM), es un ejemplo de la oportunidad de mejora que supone para la Administración Pública y grandes organizaciones la implantación de tecnología orientada a la relación entre personas, procesos y espacios.

La Universidad Complutense de Madrid (UCM) es la universidad presencial más grande de España y 3ª de Europa. Cuenta con más de 1.200.000 m2, lo que supone la gestión de casi 130 edificios, entre facultades, colegios mayores, zonas exteriores y otros centros distribuidos en los tres campus. Además, por la UCM pasan al día 99.000 personas, entre alumnado, profesorado y personal de administración y servicios.

Fruto de su labor de mejora continua y con el objetivo de mejorar los servicios que dan soporte al personal, la Dirección de Gobierno TI de UCM apuesta por FAMA como plataforma tecnológica única a la que se le incorporen, de manera progresiva, todos los procesos de Facility Management que implican personas, espacios o inmuebles, incluidos aquellos que se realicen de forma manual.

De este modo, se planteó Espacio UCM sobre la solución FAMA AFM en modalidad “software as a service”, abarcando el inventario de inmuebles, integración con el directorio de UCM, estructura organizativa y de centros de coste, acceso a proveedores, soporte continuado e integración con SAP.

Con el objetivo de que todos los Servicios Centrales fuesen capaces de ofrecer la máxima productividad del uso de las infraestructuras, se desarrolló un Portal Web vinculado a la plataforma para que cualquier usuario pudiese registrar peticiones y hacer su seguimiento fácilmente.

Uno de los mayores retos fue aplicar las buenas prácticas tecnológicas de ITIL y la ISO 20000 a la implementación de una herramienta de FM, permitiendo que aquellos procesos que, hasta ese momento, se gestionaban de manera aislada e ineficiente, pasaran a estar integrados en una única plataforma que permitiera conocer su estado y su posible interrelación con otros.

Todo ello acompañando el gran cambio cultural que implicaba un plan de transformación digital tan profundo para poner la tecnología al servicio de las personas.

Resultados conseguidos:
– Gestión global de los procesos asociados al mantenimiento de las instalaciones de la Universidad a través de información en tiempo real.
– Optimización del estado de conservación de las instalaciones a través de la generación automática de los programas de mantenimiento técnico-legales y preventivos internos.
– Facilidad en la toma de decisiones sobre presupuestos operativos y de rendimiento financiero, gracias a la información de costes asociados a los procesos de mantenimiento y obras de cada inmueble que ofrece el sistema.
– Integración de los planos con la BBDD alfanumérica que facilita, de forma automática, información sobre usos de los espacios, costes del mantenimiento de cada m² o ubicación en el plano de sus activos, entre otros.
– Inventario patrimonial de los activos inmuebles de la Universidad, según normativa, generando un repositorio activo de información (datos patrimoniales, catastrales derechos…) del que podrá solicitar información el personal de la Universidad.
– Gestión optimizada de los suministros de material de oficina a todos los centros de la Universidad.

Testimonio cliente:
«FAMA tiene una ventaja fundamental: el equipo humano, totalmente centrado en una especialidad (facility management), dinámico, joven, inquieto, que te lleva la delantera, que te da valor, es decir, te proponen más de lo que tú has intentado atisbar, te proponen nuevas soluciones y se adaptan perfectamente a los requisitos que les pedimos».

Fernando Pescador, Director del Área de Gobierno de T.I. de la Universidad Complutense de Madrid

¿Interesado en ser Miembro APAFAM?

APAFAM es una plataforma estratégica que integra a profesionales, empresas de Facility Management, Facility Services y proveedores mediante programas de formación para el desarrollo profesional de los actores de esta disciplina. A su vez, nos convertimos en un punto de encuentro estratégico que conecta a las empresas en el Facility Management con el mercado de mayor demanda y crecimiento en la actualidad. Para más información escríbanos a info@apafam.com.pa