30 Aug Ética y buenas prácticas en el trato con proveedores en el Facility Management

El éxito en la gestión de Facility Management (FM) frecuentemente depende de la capacidad para desarrollar y mantener relaciones efectivas con proveedores. Los resultados de estas relaciones efectivas, se extienden más allá de la operación diaria, esta capacidad es crucial en situaciones excepcionales que pueden alterar el flujo regular de las operaciones.

Un caso emblemático de esta dinámica se observó durante la pandemia de COVID-19, cuando las empresas de servicios de limpieza y los Facility Managers (FMs) demostraron resiliencia a través de la adaptación de contratos, esquemas de pago y protocolos de salud para sus trabajadores e instalaciones. A continuación, se exponen principios fundamentales que promueven relaciones profesionales sólidas y productivas entre los FMs y sus proveedores:
 
1. Transparencia y Comunicación abierta
La transparencia es esencial en la relación con los proveedores. Los FMs deben mantener una comunicación abierta y honesta, compartiendo información relevante sobre modificaciones en los requisitos, plazos y expectativas. La ausencia de transparencia puede generar desconfianza y perjudicar la colaboración. La literatura sobre gestión de proveedores subraya que una comunicación proactiva, que anticipe y aborde problemas potenciales antes de que se conviertan en crisis, es vital para mantener relaciones efectivas

2. Equidad en las negociaciones
El trato equitativo a los proveedores es un principio fundamental en la gestión del FM. Los FMs deben clasificar y evaluar a todos los proveedores bajo las mismas condiciones, sin discriminación. Las decisiones deben basarse en criterios objetivos como calidad, precio, experiencia y capacidad de entrega. La implementación de sistemas de evaluación de proveedores, ya sean internos o externos, puede facilitar la toma de decisiones informadas y fomentar una relación justa y transparente.

 3. Cumplimiento de Contratos y Acuerdos
El respeto a los términos contractuales es crucial para mantener relaciones saludables con los proveedores. Los FMs deben adherirse a los plazos de pago, condiciones de entrega y estándares de calidad acordados. El incumplimiento puede dañar la reputación de la organización y deteriorar la relación con los proveedores. No obstante, es recomendable que los FMs consideren la flexibilidad en situaciones excepcionales como crisis económicas, inestabilidad o desastres naturales, sin comprometer la integridad del acuerdo.

4. Evaluación Continua del desempeño
La evaluación periódica del desempeño de los proveedores es esencial para asegurar la calidad y la efectividad de la colaboración. Los FMs deben medir factores como calidad, puntualidad, servicio al cliente y capacidad de respuesta. La retroalimentación constructiva es clave para la mejora continua y el fortalecimiento de la relación. La utilización de herramientas de evaluación de proveedores que ofrezcan una visión integral y objetiva puede ser beneficiosa en este proceso.

Otros factores relevantes:

·       Cultura Organizacional y Valores Compartidos: Las relaciones con proveedores se fortalecen en un entorno donde la honestidad, integridad y colaboración son valores fundamentales.
·       Habilidades en Resolución de Problemas: La capacidad de los FMs para resolver conflictos de manera constructiva y encontrar soluciones aceptables es crucial para las relaciones armoniosas.
·       Evaluación de Riesgos: La identificación y evaluación continua de riesgos financieros, operativos y de cumplimiento asociados a los proveedores son esenciales para una gestión eficaz.
·       Tecnología y Automatización: La integración de tecnologías avanzadas y sistemas automatizados puede mejorar significativamente la eficiencia en la gestión de proveedores.
·       Responsabilidad Social Empresarial (RSE): La consideración de prácticas de RSE, tales como condiciones laborales, seguridad ocupacional, sostenibilidad y calidad del trabajo, es importante al seleccionar y colaborar con proveedores.

Conclusión
La ética y las buenas prácticas en la gestión de proveedores son fundamentales para lograr operaciones resilientes y exitosas. Los Facility Managers deben reflexionar continuamente sobre su enfoque y estrategias para asegurar un éxito sostenible en sus relaciones con proveedores.

Este artículo está destinado a apoyar el desarrollo profesional de los Facility Managers.
Puede ser reproducido y utilizado para este fin, siempre que se mantenga la debida atribución al autor.
Por: Jon M. Basanez, LinkedIn 

¿Interesado en ser Miembro APAFAM?

APAFAM es una plataforma estratégica que integra a profesionales, empresas de Facility Management, Facility Services y proveedores mediante programas de formación para el desarrollo profesional de los actores de esta disciplina. A su vez, nos convertimos en un punto de encuentro estratégico que conecta a las empresas en el Facility Management con el mercado de mayor demanda y crecimiento en la actualidad. Para más información escríbanos a info@apafam.com.pa